Referat af møde i Arkivrådet 26. oktober 2010 i Plums Gård i Assens.
    
  1. Præsentation af Kultur- og Udviklingschef Peter Nielsen.
Stadig 360 000 til arkiverne i 2011 – harmonisering af arkiverne – kultur – og fritidsudvalget behandler vores redegørelse i meget nær fremtid.
 
 
  1. Stadsarkivar i Odense Jørgen Thomsen
Styre indsamlingen, så arkiverne beder om bestemte materialer om noget, der har været af stor betydning for et lokalområde. Der skal nu søges om midler til arkibas.dk, som vil være en stor omvæltning for informationssøgningen. NB! Det er nødvendigt at indsamle statistiske materiale, for at få tilskud fra det offentlige. Der lægges meget frivillig arbejde i arkivernes arbejde. Man opfordrer alle til at lægge mere materiale ind på Historisk Atlas – der har kunnet søges om penge hertil, og der vil komme en ny omgang. Men man behøver ikke søge penge for at være med.. ABM samarbejdet skal f. eks indebære at man skal bruge en fælles ITindgang.
 
 
  1. Statusrapport til kommunen.
Rapporten blev gennemgået punkt for punkt. Samarbejde OK. Synlighed OK. Fysiske rammer - spørgsmål til de forudtildelte midler til husleje, opkobling m.m.. Vissenbjergs arkiv er placeret uhensigtsmæssigt – punktet tilrettes. NB! Fjernvarmerør og arkivalier. Vedr. driftsformer præciserer John Erik Petersen bibliotekets rolle vedr. budgetansvar for (kun) Aarup. Vissenbjerg (John) gør opmærksom på deres ejerforhold. Formuleringen godkendt. Frivillige der rettes angående honorar i Aarup. Der rettes i Assens arkivs forhold vedr. løn. Konsulent OK. Arkibas OK. Økonomi Såvel Industrien som Arkivet i Aarup er en del ag Assens Bibliotekerne. Økonomi Præcisering af problemet med fjernvarmerør.Afslutning OK
 
 
  1. Kulturmiljøer i Assens Kommune
Projektet med Folkebladet forløber tilfredsstillende. Nyt emne i 2011.
På Kommunens hjemmeside findes to rapporter om kulturmiljøer i Assens Kommune. Lokalarkiverne og Folkebladet og biblioteker vil være med til at formidle oplysning om, forståelse for og bred interesse for de bevarigsværdige miljøer i Assens Kommune, som disse rapporter beskriver. Forslag fra forv. om at inddrage skolerne. Forretningsudvalget foreslår at der laves 52 1/4sider i Folkebladet angående dette.
 
Der bør laves et oplæg, som de enkelte bestyrelser kan forholde sig til – der er holdt et møde med forvaltningen, og referat heraf bør udsendes. (Arkivrådet godkendte forretningsudvalgets indstilling)
 
 
  1. Arkivernes dag 13. nov.
Det henstilles at alle arkiver holder åbent denne dag 10 til 14.
 
 
  1. Logo
Det blå Logo er valgt.
 
 
  1. Arkibas
Godt i gang. Der afholdes kursus i blyantregistring 16. nov måske Glamsbjerg. Og 26. nov grundarkibas i Middelfart.
 
 
  1. evt
Hvis I har smalfilm, der skal overspilles til DVD, så kan I sammen med Jordløse få en god aftale med et firma.
Skolestuen i Plums Gård kan lånes gratis.
 
  
  
Således opfattet Ingemann Jensen
 
 
 
 
 
  
  
 Fra Arkivernes Dag 2009:

 
Åbne Arkiver:
 
Assens, Østergade 57A, åbent 10-12
 
Sandager, Sandager Kirkevej 26, åbent 10-15 og udstilling om Carlsen-Schjødt

Helnæs, Helnæs Byvej 63, åbent 10-12
 
Turup, Hesbjergvej 7, åbent 10-12 besøg i nye villaer på Sølvkysten

Kærum-Sønderby Prinsevej 51 Ebberup, åbent 10-12
 
Hårby, Trunderupvej 8, åbent 10-12
 
Jordløse, Jordløse Møllevej 14, åbent 10-15 udstilling af de billeder, der har været bragt i Folkebladet.
 
Dreslette, Ørbækvej 1, Snave åbent 10-12 udstilling af plancher med Vestfynsk bygningskultur
 
Glamsbjerg, Søndergade 3 a, åbent 10-12 bygningstegninger og fotoudstilling fra Glamsbjerg i 1940-50’erne.
 
Tommerup, Ryttergade 3, åbnet 10-15 billeder af parcelhuse og kl. 13.30 foredrag om 1960’erne

Vissenbjerg, Østergade 11 G, åbent 10 -12
  
Årup, Bredgade 73, åbent 10-15 udstilling om Ungdomshjemmet (tidligere vandrehjem) gennem 100 år 
 
                                                                                                                                                            
 
 
Referat af årsmøde i Arkivrådet for Assens Kommune torsdag 2/4-2009 på Helnæs Lokalhistoriske arkiv.

1. Valg af dirigent og referent
Svend  Rask valgt til dirigent. Ingemann Jensen valgt som dirigent.
  
2. .Formandens beretning
             Der henvises til formandens skriftlige beretning.
 Svend Rask orienterede om den manglende hjemmeside. Problemer med medarbejder og udbyder.
 Uddybning af kursusmidler – der er fortsat mulighed for at få betalt kurser
 Pengene til brandboksen på Helnæs udbetales, når der sendes en regning
 Når der er styr på EDB-opkoblingens pris ved de forskellige arkiver, vil pengene  udbetales. Hver forening skal sende første kvartals regning.
 Opfordring til at indsende stof til turistbrochurerne.
 Opfordring til en vejviser til vrimlen af udvalg.
 Nyhedsbrev sendes til formændene for lokalarkiverne.
   Beretningen godkendt.
 
3. Fremlæggelse af regnskab for arkivrådet (rådets egne midler) ved Ingemann Jensen
Der henvises til det udarbejdede regnskab
  Regnskabet godkendt.
 
4. Fremlæggelse af budget 2009 ved Martin Jensen
Der henvises til det udarbejdede budget (for alle arkiver)
Dreslette beklager en nedgang på 1200 kr.
Fordelingen er lavet på grundlag af indbyggere i arkivernes bagland.
  Budgettet godkendt
 
5. Indkomne Forslag, herunder forslag til vedtægtsændring
Der er ikke indkommet andre forslag end  FU´s forslag til vedtægter.
Der henvises til det udsendt forslag.
Opklarende spørgsmål til §4 stk. 2 b . Der menes en fastlagt åbningstid.
  Ændringerne vedtaget
 
6 . Valg af formand
Ellen Warring genvalgt. Ellen præciserer, at det er hendes sidste periode som formand.
 
7. Valg af forretningsudvalg
Ingemann Jensen genvalgt. Ida Grønberg nyvalgt.
 
8. Valg af suppleanter
 Hans Lauritsen 1. suppleant og Helle Blume 2. suppleant
 
9. Valg af revisor
 Svend Rask genvalgt.

10. Indkomne forslag. ?


11. Eventuelt.
 Glamsbjerg fremførte forslag om en udklipservice af Assenssiderne fra Stiftstidende.
 Assens udklipper lokalsiderne, de ligger uregistreret. Opfordring til at undersøge om      
 der allerede er en adgang til disse udklip.
 Næste møde 22. april om Arkibas for øvede. Der udleveres denne aften stedkoder.
 Husk at indsende regnskaber til Ellen – elektronisk eller til Fuglekildevej hurtig efter      
 påske.
 Husk at indsende budgetønsker.
 Tak med gave til Henriette Wielandt.

  
  
 

  

Nyhedsbrev nr. 9 

                                                                               25.september 2009

 

Til de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune.

Vi håber I alle har holdt en god sommerferie og nu er klar til en ny arkivsæson.

Den 2. april holdt arkivrådet årsmøde, og Ida Grønberg blev valgt til forretningsudvalget til afløsning for Henriette Wielandt, der havde valgt at trække sig tilbage. Vedlagt referat af årsmødet.

Arkivrådet har efterfølgende holdt 2 bestyrelsesmøder. Vi har konstitueret os således at Ellen Warring er formand(er valgt på generalforsamlingen) Martin Jensen er næstformand, Ingemann Jensen er sekretær og kasserer for rådets eget regnskab.

Økonomi. Alle arkiver har indsendt deres regnskaber for 2008, nogle med kommentarer. Regnskaberne er videresendt til kulturforvaltningen. Regnskaberne viser generelt, at arkiverne kun lige får økonomien til at hænge sammen, og at flere har underskud på den helt almindelige drift, nogle få arkiver helt op til 5000-6000 kr. Disse underskud dækkes kun ind fordi foreningerne dækker dem. Det finder vi ikke rimeligt i forretningsudvalget, og vi har derfor søgt kulturforvaltningen om øget bevilling på 30.000 til drift, og fortsat et beløb på 30.000 kroner til kurser og videre uddannelser. Det er krisetider og kommunen skal spare, så endnu kender vi ikke resultatet. Ellen deltog i kommunens store budgetmøde den 17. september, og vi skal vist være
glade, hvis vi kan holde det nuværende niveau. Det kniber for flere arkiver stadig med at få adskilt regnskab for foreningens aktiviteter og arkivets rene drift. Forretningsudvalget vil udarbejde nogle regnskabsskemaer/retningslinier, sådan at vi kan aflevere nogen mere ensartede regnskaber til kommunen. Det er vigtigt, da det er på grundlag af regnskaberne fra de enkelte arkiver, at vi laver vores ansøgninger.

Billeder i Aarup Folkeblad. Hver uge leverer et af arkiverne et billede af ”historisk interessante og smukke bygninger” i deres lokalområde. Det er dejligt at I på den måde vil være med til at vise flaget og det store materiale, der ligger rundt omkring i vores arkiver. Vi minder stadig om at alle billeder og tekster skal afleveres digitalt og mailes til Sven Rask og Ellen Warring i god tid.

Registrering af lokalblade. Flere arkiver har samlinger af lokalblade, og mange har udarbejdet udmærkede registre til disse, medens der er mange lokalaviser og årgange af disse, der ikke er registre til. Endelig har Fyens Stiftstidende igennem mange år haft lokalsider med meget relevant lokalt stof. Arkivrådet har fået henvendelser fra flere arkiver, der synes det kunne være fint, at få et overblik over hvad der findes af lokale blade, og hvilke der er registre til. Vi vil derfor foreslå at der indledes et samarbejde om udarbejdelse af flere registrere.  Aviserne dækker jo ind over flere lokalområder, så det bliver et samarbejde mellem arkiver, måske skal vi også uden for kommunegrænsen. Arkivrådet vil i løbet af efteråret indkalde til et møde om avisregistrering, I vil høre nærmere herom.

Arkibas. Rigtig mange er kommet godt i gang med Arkibas og registrerer for livet løs. Det er meget glædeligt. Vi ved også at der er nogen, der er kommet knapt så glat fra start. Alle arkiver vil snarest blive kontaktet for at give en status over hvordan det går. Husk at netværke. Har I et problem, så ring til naboarkivet, der sikkert kan hjælpe. Husk SLA ’s helpdisk skal kun bruges, hvis der er fejl i systemet. Der er stadig penge i den fælles pulje til at komme på kursus i Arkibas og registrering. Desværre er der p.t ikke løbende kurser i Vejle, men arkivrådet vil undersøge mulighederne for at holde kurser her på Fyn kun for Assens arkiver. SLA Fyns kurser kan I roligt melde jer til og få refunderet hos Eva Mortensen i kommunen.

Sammenslutningen af lokalarkiver har udarbejdet et skema, der kan fortælle om det enkelte arkivs forhold., økonomi, lokaler, samlinger, personale og frivillige. Hvad er de svage og stærke sider, hvad arbejder vi hen imod o.s.v. Skemaet er tænkt som et internt arbejdspapir, men SLA modtager også gerne en kopi. Skemaet er vedlagt denne udsendelse.

Arkivernes dag den 14. november. Vi forventer at alle arkiver holder åbent denne dag, f.eks. fra 10-14. Årets emne bliver ”Bygningskultur” Der kommer en eller to plancher til alle arkiver med en fælles introduktion til Vestfyns bygningskultur, og så kan arkiverne enkeltvis vise de billeder de har haft fremme i forbindelse med udvælgelse til avisbillederne. Før og nu billeder er også en rigtig god ide.

Vi vil gøre meget for at reklamere for denne dag. Vi skal have etableret en lille arbejdsgruppe til arkivernes dag, interesserede kan mail til ecmw@odense.dk, gerne snarest.

Den megen negative omtale i pressen om arkiver må vi se at få vendt til noget mere positivt, og arkivernes dag som et fælles samarbejde, ser vi som en god mulighed herfor.

Hjemmesiden. Arkivrådet har fået sin egen hjemmeside I finder den på www.arkivraadet.dk. Der mangler stadig en del til siden, bedre billeder mere tekst o.s.v., links til arkivernes egne hjemmesider m.m.. Alle gode forslag modtages med begejstring. Det er hensigten at alle referater fra møder fremover kommer til at ligge her, sammen med liste med rådsmedlemmer, formænd og arkivledere.

På arkiverne ligger der mange gamle videobånd. De holder ikke evigt, og efterhånden findes der heller ikke videoafspillere. Vi vil derfor indkøbe en overspiller, der kan lånes af alle arkiver i en kortere eller længere periode. Endvidere vil vi undersøge mulighederne for indkøb af fælles megafon eller lignende, der kan anvendes til byvandringer. Er der andre mindre erhvervelser som reoler, kasser, eller lignede, så er der et lille beløb i år, men intet til næste år, så lad os høre fra jer.

Vi vil ønske jer alle en god ny arkivsæson

Mange venlige hilsener

Martin Jensen, Ingemann Jensen, Ida Grønberg, Thomas Bruun, Ellen Warring   


 

 

Nyheder

 
                                                                                                                Marts 2009 Nyhedsbrev nr. 7
Til de lokalhistoriske arkiver i Assens kommune
   
 
 
Vi håber I alle er kommet igennem den lange vinter. Marts måned er generalforsamlings-, regnskabs- og budgetlægnings tid, og alle har nok at gøre med de mere praktiske sider af det at drive et arkiv.
Vi håber I har fået de tildelte tilskud. Det er efter den fordelingsnøgle, der blev vedtaget på arkivrådsmødet den 23. oktober sidste år og med 4 % i almindelig fremskrivning, derfor de lidt skæve tal. Budgetskema fra Assens Kommune er vedlagt dette nyhedsbrev. Da situationen for Vissenbjerg arkiv p.t. er uafklaret henstår deres midler indtil videre på kommunens konto.
Som nævnt i december måneds nyhedsbrev fik vi de fleste af vores budgetønsker for 2009 opfyldt. Det betyder, at der er en pulje til kurser for arkivmedarbejdere og frivillige. Alle arkiver kan søge om tilskud til kurser i Arkibas og registrering, både basis, grund og udvidet, der afholdes i Vejle og til SLA FYN’s kurser.  Tilskuddet skal søges før kurset, således at vi kan holde styr på de midler vi har. Ansøgninger sendes til ecmw@odense.dk. Midlerne fordeles efter ”først til mølle” princippet, men naturligvis også sådan at alle arkiver har mindst 1 Arkibas kyndig person.
Internet forbindelsen til alle arkiver er nødvendig for at benytte Arkibas 4. For at mindske forskellen mellem arkiverne er det nu muligt at få dækket internetlicensen, minus telefonsamtaler, efter den 1.januar 2009. Vi vil derfor bede alle kasserere om at indsende en kopi af den sidste opgørelse over jeres licensudgifter til Internet(gælder kun arkiver, der betaler den selv) I vil herefter få udbetalt et beløb, der dækker udgifterne i 2009. Dette sker af hensyn til at mindske det bureaukrati, det ellers vil være for den kommunale forvaltning, hvis de skal betale alle regningerne løbende. I skal altså fremover selv betale alle regninger vedr. Internet, Tilskud til dækning vil blive udbetalt inden sommerferien. Alle udgifter til drift af Arkibas betaler Assens kommune direkte.
Regnskab for 2008 og budgetønsker 2010 skal være arkivrådet i hænde senest den 1.april enten pr. mail ecmw@odense.dkeller post Ellen Warring, Fuglekildevej 25, 5690 Tommerup. Husk at regnskaberne skal være reviderede og kun omfatte indtægter /udgifter til arkivet, ikke foreningsaktiviteter.
Vi blev desværre nødt til at aflyse Arkibaskurset i sidste øjeblik, da serveren alligevel ikke kom i drift. Det håber vi skulle være kommet i orden til den 22.april kl. 19. 00, hvor vi prøver at holde det i stedet, stadig på arkivet i Glamsbjerg. Det har selvfølgelig været skuffende, at serveren har været ude af drift, men nu skal vi altså i gang. Vi kan ikke være andet bekendt, Assens kommune har i sparetider givet tilskud til Arkibas og arkiverne skal nu leve op til at opfylde de forventninger både kommunen og borgerne har.
I løbet af 2009 håber vi, at arkiverne kan komme på besøg hos hinanden, ligesom vi har lovet kulturudvalget et besøg i et udvalgt arkiv, når vi kan demonstrere Arkibas.
Arkiverne holder åbent hus den 14. november. Vi håber at alle arkiver kan holde åbent denne dag.
Det er blevet foreslået at emnet bliver ind- og udvandring. Det vil blive drøftet nærmere på årsmødet.
Årsmødet i arkivrådet bliver i år holdt den 2. april på Helnæs, hvortil repræsentanterne bliver indkaldt. Dersom I har valgt ny(e) repræsentanter bedes dette meddelt snarest. Husk at holde god kontakt til jeres repræsentanter, det er dem, der skal holde jer orienterede, og det er igennem dem i skal fremføre jeres ønsker.
Da alle arkiver nu har Internet vil vi meget gerne have arkivets mailadresser, husk gmail kan oprettes helt gratis. Det letter arbejdet og sparer porto.
Mange venlige hilsener
Martin Jensen, Ingemann H. Jensen, Henriette Wielandt, Thomas Bruun, Ellen Warring